RGPD : les erreurs les plus fréquentes chez les freelances et comment les éviter
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) concerne toutes les entreprises, y compris les freelances. Pourtant, beaucoup commettent encore des erreurs par méconnaissance ou par manque de temps.
En réalité, dès que vous collectez, stockez ou utilisez des données personnelles – comme un nom, une adresse email ou des informations de facturation – vous êtes concerné.
Ces règles ne visent pas à compliquer votre activité, mais à garantir la transparence et la sécurité dans vos échanges professionnels.
Voici les erreurs les plus courantes… et comment les corriger facilement.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) concerne toutes les entreprises, y compris les freelances. Pourtant, beaucoup commettent encore des erreurs par méconnaissance ou par manque de temps.
En réalité, dès que vous collectez, stockez ou utilisez des données personnelles – comme un nom, une adresse email ou des informations de facturation – vous êtes concerné.
Ces règles ne visent pas à compliquer votre activité, mais à garantir la transparence et la sécurité dans vos échanges professionnels.
Voici les erreurs les plus courantes… et comment les corriger facilement.
1. Penser que le RGPD ne concerne que les grandes entreprises
C’est l’erreur la plus répandue.
Même si vous travaillez seul(e), vous traitez forcément des données personnelles : nom, prénom, email de vos clients, coordonnées sur vos factures, formulaires de contact, etc.
À retenir : dès que vous collectez, conservez ou utilisez une donnée identifiant une personne, le RGPD s’applique.
Comment l’éviter ?
- Considérez-vous comme un « responsable de traitement ».
- Rédigez une politique de confidentialité claire et adaptée à votre activité.
- Identifiez vos outils (CRM, facturation, emailing, formulaires…) et assurez-vous qu’ils soient conformes.
2. Ne pas sécuriser correctement ses données clients
Les données de vos clients doivent être protégées contre toute perte, vol ou accès non autorisé. Or, de nombreux indépendants stockent encore leurs fichiers clients sur leur ordinateur personnel, sans mot de passe ni sauvegarde.
Comment l’éviter ?
- Protégez vos appareils avec des mots de passe forts et uniques.
- Activez la double authentification sur vos outils.
- Utilisez un cloud sécurisé ou une solution professionnelle de stockage.
- Supprimez régulièrement les données devenues inutiles.
3. Utiliser des outils non conformes sans le savoir
Certains services gratuits de mailing, stockage ou visioconférence ne respectent pas les exigences européennes de protection des données.
Comment l’éviter ?
- Vérifiez la localisation des serveurs : privilégiez ceux situés dans l’UE ou encadrés par des clauses contractuelles conformes.
- Lisez les conditions d’utilisation (ou faites-vous accompagner pour les décrypter).
- Préférez des outils reconnus pour leur conformité RGPD (Brevo, Notion EU, Google Workspace pro, etc.).
4. Oublier d’informer ses clients de l’usage de leurs données
Beaucoup de freelances n’affichent pas de politique de confidentialité sur leur site ou dans leurs contrats. C’est pourtant obligatoire dès qu’il y a collecte d’informations.
Comment l’éviter ?
- Rédigez une politique de confidentialité simple, claire et visible.
- Mentionnez les données collectées, leur usage, leur durée de conservation et les droits des personnes concernées.
- Intégrez le lien vers cette politique dans vos formulaires, vos devis ou vos emails de contact.
5. Garder des données sans raison ou trop longtemps
La conservation illimitée des données personnelles est contraire au RGPD.
Exemple : garder les coordonnées d’un prospect inactif depuis 4 ans… sans raison valable.
Comment l’éviter ?
- Définissez une durée de conservation selon le type de donnée (ex. : 3 ans pour les prospects, 10 ans pour la facturation).
- Automatisez la suppression ou l’archivage des anciennes données.
- Conservez uniquement ce qui est utile à vos obligations légales ou contractuelles.
6. Négliger les contrats et les sous-traitants
Si vous confiez vos données à un prestataire (hébergeur, comptable, community manager…), vous devez encadrer cette relation par un accord de sous-traitance conforme au RGPD.
Comment l’éviter ?
- Vérifiez les engagements RGPD de vos prestataires.
- Prévoyez une clause de confidentialité dans vos contrats.
- Conservez une trace écrite de leurs engagements (CGV, contrat, NDA, etc.).
En conclusion
Le RGPD n’est pas une contrainte administrative : c’est une démarche de confiance envers vos clients.
En respectant quelques règles simples, vous sécurisez vos échanges, professionnalisez votre activité et renforcez votre crédibilité.
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